外貿(mào)跟單員的工作內(nèi)容

　　外貿(mào)跟單員的基本工作就是貨物進(jìn)出口的業(yè)務(wù)跟進(jìn)和生產(chǎn)跟單。從產(chǎn)品資料的收集、新客戶的尋找和老客戶的跟蹤、企業(yè)營銷策略的運用、接單及外貿(mào)函電的回復(fù)、審單、產(chǎn)品生產(chǎn)跟進(jìn)、貨物出運的跟蹤、報檢和報關(guān)的跟進(jìn)、保險的落實、制單結(jié)匯的辦理等，每一個環(huán)節(jié)都離不開外貿(mào)跟單員的辛勤工作。簡單地說，外貿(mào)跟單員就是要經(jīng)常對國際商品市場進(jìn)行調(diào)查研究，落實訂單，簽訂合同，同時，按進(jìn)出口貿(mào)易業(yè)務(wù)程序，按時、按質(zhì)、按量交貨履約，安全收匯。

　　(一)出口貨物前期跟單

　　1.尋找客戶

　　尋找客戶是外貿(mào)跟單員在接單前的準(zhǔn)備階段，通過收集資料，選擇交易對象，取得與客戶的聯(lián)系，這是外貿(mào)跟單的前提，沒有客戶，也就沒有外貿(mào)跟單。尋找客戶的途徑很多，常用的有：

　　(1)第三方介紹、推薦。通過商務(wù)參贊、銀行或貿(mào)易伙伴的介紹及推薦，與客戶建立業(yè)務(wù)關(guān)系。

　　(2)企業(yè)網(wǎng)站。出口企業(yè)一般都有自己的網(wǎng)站，企業(yè)通過自己的網(wǎng)站發(fā)布商務(wù)信息，內(nèi)容包括出口企業(yè)的簡介、主要產(chǎn)品及型號、產(chǎn)品圖片、包裝要求等，客戶通過訪問出口企業(yè)的網(wǎng)站，了解產(chǎn)品的基本情況，并通過該網(wǎng)站與出口企業(yè)取得聯(lián)系。

　　(3)互聯(lián)網(wǎng)搜索。出口企業(yè)通過互聯(lián)網(wǎng)輸入有關(guān)的產(chǎn)品名稱、貿(mào)易國或地區(qū)等信息，利用互聯(lián)網(wǎng)的搜索軟件進(jìn)行搜索，確定有關(guān)的貿(mào)易對象后，向?qū)Ψ桨l(fā)送出口企業(yè)和產(chǎn)品的資料，與對方建立業(yè)務(wù)關(guān)系。

　　(4)展覽會和博覽會。出口企業(yè)通過廣州出口商品交易會或其他國內(nèi)外的展覽會和博覽會，宣傳本企業(yè)的產(chǎn)品并與客戶建立業(yè)務(wù)關(guān)系。該途徑對于比較專門的產(chǎn)品，效果比較明顯。

　　(5)廣告。出口企業(yè)根據(jù)營銷需要，在一定的時期和一定的國家或地區(qū)，利用各種媒體進(jìn)行廣告宣傳，客戶在獲知出口企業(yè)的信息后主動與出口企業(yè)建立業(yè)務(wù)關(guān)系。

　　2.接待客戶

　　(1)接待客戶準(zhǔn)備工作。在客戶到來之前，外貿(mào)跟單員必須做好前期的準(zhǔn)備工作，包括準(zhǔn)備資料，如報價單、樣品或有關(guān)樣品的資料、商品的資料、說明書、公司的宣傳材料等，如有問題不能解決，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)請示。

　　(2)應(yīng)客戶所需，外貿(mào)跟單員要代訂賓館，并于客戶到來之前一天再與賓館聯(lián)系落實，不得有誤。

　　(3)客戶到來時，外貿(mào)跟單員應(yīng)到機(jī)場或車站接應(yīng)，將客戶接到公司。

　　3.洽談業(yè)務(wù)，擬定合同

　　客戶到達(dá)公司后，外貿(mào)跟單員和業(yè)務(wù)經(jīng)理一起與客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，對客戶挑選出來的產(chǎn)品，外貿(mào)跟單員應(yīng)立即記錄詳細(xì)資料及產(chǎn)品編碼、規(guī)格、包裝明細(xì)、最近工廠價格，特別是對報價或客戶特別要求的規(guī)格、形態(tài)、大小、尺寸、數(shù)量等更應(yīng)該詳細(xì)記錄，必要時畫上該產(chǎn)品草圖。對客戶感興趣的產(chǎn)品，外貿(mào)跟單員應(yīng)整理出報價單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后交給客戶。若客戶對合同的各項條款均無異議，則談判基本完成，雙方擬定合同。

　　4.通過函電與客戶洽談業(yè)務(wù)

　　國外客戶一般很少當(dāng)面洽談業(yè)務(wù)，大多數(shù)出口企業(yè)通過外貿(mào)跟單員與客戶進(jìn)行函電的往來，經(jīng)過詢盤、發(fā)盤、還盤、接受幾個環(huán)節(jié)的洽談，最終雙方達(dá)成一致的意向，并簽訂合同。

　　(二)生產(chǎn)跟單

　　訂立合同后，跟單員就要按照合同的要求向生產(chǎn)部門制作并發(fā)放生產(chǎn)計劃及生產(chǎn)通知單，協(xié)助工廠安排生產(chǎn)。在生產(chǎn)跟單過程中，要多到車間走走，向各工序的管理人員了解各款貨在生產(chǎn)過程中碰到的問題，必要時，要向客戶反映問題，提出建議，或征求意見，確保貨期和質(zhì)量。

　　(三)外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單

　　外貿(mào)跟單員對外貿(mào)業(yè)務(wù)的環(huán)節(jié)應(yīng)逐項落實到位，下面以CIF條件出口成交，并按信用證支付方式付款為例說明。

　　1.落實信用證

　　在憑信用證付款的交易中，落實信用證即催證、審證和改證，尤其是審證工作在任何情況下，都是一項不可缺少、必須認(rèn)真對待的重要工作。

　　(1)催證。在按信用證付款條件成交時，買方按約定時間開證是賣方履行合同的前提條件，尤其是大宗交易或按買方要求而特制的商品交易，買方及時開證更為重要。在實際業(yè)務(wù)中，由于種種原因買方不能按時開證的情況時有發(fā)生，因此，外貿(mào)跟單員應(yīng)結(jié)合備貨情況認(rèn)真做好催證工作，及時提請客戶按約定時間辦理開證手續(xù)，必要時，也可請駐外機(jī)構(gòu)或有關(guān)銀行協(xié)助代為催證，以利于出口合同的履行。

　　(2)審證。在實際業(yè)務(wù)中，由于種種原因，如工作的疏忽、電文傳遞錯誤、貿(mào)易習(xí)慣不同、市場行情發(fā)生變化或買方有意利用開證的主動權(quán)加列一些對其有利的條款，致使開立的信用證條款與合同規(guī)定不符，或在信用證中加列一些實際上無法滿足信用證付款條件的“軟條款”等。為了確保安全收匯和順利履行合同，跟單員應(yīng)依據(jù)合同進(jìn)行認(rèn)真的核對和審查，共同完成審證任務(wù)。

　　(3)改證。在審證過程中，如發(fā)現(xiàn)信用證內(nèi)容與合同規(guī)定不符，應(yīng)區(qū)分問題的性質(zhì)，分別同有關(guān)部門研究，妥善處理。一般地說，如發(fā)現(xiàn)有不能接受的條款，應(yīng)及時提請開證申請人修改。對國外來證不符合規(guī)定的各種情況，還要進(jìn)行具體分析，不一定要堅持全部辦理改證手續(xù)，只要來證內(nèi)容不違反政策原則和不影響安全順利收匯，也可酌情靈活處理。

　　2.辦理貨運

　　按CIF或CFR條件成交時，跟單員應(yīng)及時辦理租船訂艙工作，聯(lián)絡(luò)船務(wù)公司或運輸公司，制作裝箱單，選擇貨柜，協(xié)助安排裝貨，并通知客戶貨已裝船，傳遞資料給客戶。

　　3.報關(guān)

　　報關(guān)是指貨物通過關(guān)境前向海關(guān)辦理申報手續(xù)。按照我國《海關(guān)法》規(guī)定：凡是進(jìn)出國境的貨物，必須經(jīng)由設(shè)有海關(guān)的港口、車站、國際航空站進(jìn)出，并由貨物的發(fā)貨人或其代理人向海關(guān)如實申報，交驗規(guī)定的單據(jù)文件，請求辦理查驗放行手續(xù)。經(jīng)過海關(guān)放行后，貨物才可提取或裝運出口。

　　無論是自行報關(guān)，還是由報關(guān)行來辦理，跟單員都必須填寫出口貨物報關(guān)單，必要時，還需提供出口合同副本、發(fā)票、裝箱單或重量單、商品檢驗證書及其他有關(guān)證件，向海關(guān)申報出口。

　　4.投保

　　買賣雙方如按CIF價格成交時，跟單員在裝船前，須按買賣合同規(guī)定和國際貿(mào)易慣例，及時向保險公司辦理投保手續(xù)，填制投保單。出口商品的投保手續(xù)，一般都是逐筆辦理。投保人投保時，應(yīng)將貨物名稱、保額、運輸路線、運輸工具、開航日期、投保險別等一一列明。保險公司接受投保后，即簽發(fā)保險單或保險憑證。

　　5.制單結(jié)匯

　　出口貨物裝運之后，跟單員即應(yīng)按信用證要求繕制單據(jù)并在信用證規(guī)定的交單有效期內(nèi)，向有關(guān)銀行辦理議付手續(xù)。