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外貿(mào)人收藏量第一!郵件中必備的英文表達全整理!

來源網(wǎng)絡(luò) 作者:小新老師 | 2021-01-29 | 瀏覽量1452
如果你看過很多關(guān)于商務(wù)郵件的書籍或文章,那么你會發(fā)現(xiàn)很多作者會告訴你發(fā)郵件的時候一定要遵循一些規(guī)則:簡潔明了,條理清晰,主旨明確。


而通常一篇完整的商務(wù)郵件包含以下幾個部分:稱呼,開篇,正文,結(jié)束語,禮貌問候。今天,我們幫大家整理了寫商務(wù)郵件時,這五部分必備的一些表達。

01

Salutation——稱呼


開頭的稱呼大多數(shù)人都不會太注意,然而細節(jié)有時可以決定成敗。在西方國家,比如已婚女性和未婚女性所使用的表達就不一樣,因此在給女性客戶發(fā)郵件的時候請務(wù)必了解清楚。

用dear作為郵件的開頭肯定是沒有問題的,但是很多小伙伴卻忘了在后面寫上人名,電子郵件dear的后面一定要有“人”。因為翻譯的原因,很多人都認為“dear”是一個關(guān)系很親密的稱呼,但是在外國人眼里這個詞其實是很正式的,就像我們寫信的時候?qū)懙摹白鹁吹摹薄ⅰ熬磹鄣摹钡鹊取?/strong>

所以在寫郵件的時候“dear”用在比較正式的場合,表示一種對他人的尊敬,后面可以加上名字或者姓氏。

如果是給不知道名字的人或者是在寫一封普通的郵件,可以在開頭選擇“Greetings”、“Hi there”。但在寫郵件的時候千萬別再使用Dear Sir和Dear Madam,這種說法過于老套并且很正式,給人一種你不必用心查找對方的名字的感覺,有點冒犯。還有“To whom it may concern”也不要用。

我們通常用的表達如下:

Dear Mr./ Ms. Smith (具體某人)

Dear Prof.(教授)/Dr.(博士)+ 姓(頭銜,職位)


02

Starting——開篇


對大多數(shù)商務(wù)郵件的開篇而言,我們都可以通過提及與客戶之前的接觸來表示友好的問候。

首先可以提及下你跟客戶的“交情”并做出感謝。比如感謝客戶跟你在哪里見過面、吃過飯、拜訪過公司、展會上聊天或者通過電話,談?wù)撨^什么內(nèi)容等等。如果并沒有的話,那么就感謝對方的來信。(甚至沒有及時回復(fù)對方的時候也表示感謝讓其等了很久)

通常我們會用這樣的表達:

1. Thank you for your (kind) letter of January 15th. 

感謝您在1月15日的來信。


2. It was a pleasure meeting you at the conference this month. 

很高興在本月的會議上認識您。


3. I do appreciate your patience in waiting for a response. 

感謝您耐心等待我的回復(fù)。


4. Thank you for contacting us.

感謝您聯(lián)系我們。


5. It was a pleasure meeting you in Shanghai last month. 

上個月在上海見到您很高興。


6. I enjoyed having lunch with you last week in NewYork. 

上周在紐約與您共進午餐很愉快。


7. With reference to our telephone conversation yesterday... 

我們昨天的電話交談關(guān)于......


8. In reply to your request... 

回應(yīng)您的要求......


9. I would just like to confirm the main points we discussed on Friday. 

我想確認我們在周五討論的要點。


在簡單寒暄之后,我們就可以直接點明寫信目的。此處請注意,在表達意圖的時候也要盡可能的簡潔明了。不然會讓客戶沒有興趣繼續(xù)讀下去。

03

State the main point——點名主旨 


這一部分作為郵件的重點,需要向客戶表述你的主要訴求。比如你寫郵件是為了請求客戶幫忙、提供報價,詢問客戶問題、或者回應(yīng)客戶需求,提供證明材料等。通常我們會用到這樣的表達:

1. We are writing to inform you that.../ to confirm.../ to request.../to enquire about...

我們寫信是為了通知/確認/請求/詢問……


2. I recently read/heard about...and would like to know...

我們最近聽說......因此想要知道...…


3. I am contacting you for the following reason...

此次聯(lián)系您主要是為了......


4. We'd like to invite you to a meeting on May 15th.

我們想要邀請您參加5月15日的會議。


需要注意的是,在做這部分表述的時候,我們通常可以使用以下短語:

Making a request 請求幫忙

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