外跟貿(mào)單員的人際交往

外貿(mào)跟單員的工作不僅要涉及企業(yè)內(nèi)部的各個部門，如銷售、生產(chǎn)、物料、財(cái)務(wù)、人事到總務(wù)等部門，還要涉及企業(yè)外部的一系列單位，如海關(guān)、銀行、保險(xiǎn)公司、出入檢驗(yàn)檢疫局等部門都會有跟單員的身影出現(xiàn)。在跟單員的工作中，需要與許多人、許多部門打交道，他們的工作就像一部機(jī)器，良好的人際關(guān)系就像潤滑劑，能使跟單員工作順利運(yùn)轉(zhuǎn)。外貿(mào)跟單員的良好人際關(guān)系，主要體現(xiàn)在五個方面。

一、與上級主管領(lǐng)導(dǎo)的交往

跟單員要取得工作的順利進(jìn)展，就一定要得到上級主管的支持，因此，如何與上級領(lǐng)導(dǎo)交往是跟單員工作的重要方面。跟單員本身是個權(quán)利小的職位，因此，要注意常請示、常匯報(bào)，遇事不可擅自主張。在與領(lǐng)導(dǎo)的交往中，態(tài)度要恭謙，多聽領(lǐng)導(dǎo)意見，遇有不同意見時，也要及時提出，以商量的口氣協(xié)商解決。向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作時，表達(dá)要全面，要用簡短的語言表達(dá)出何時、何地、何人、何事、如何、為何等。在對外談判中，當(dāng)外商的職務(wù)較高時，應(yīng)邀請我方相應(yīng)職務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人出席會見，并把來訪外商商談事項(xiàng)經(jīng)整理后向領(lǐng)導(dǎo)提出洽談方案，經(jīng)同意，再進(jìn)入商談。在與外商談判時，應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)為主談，如有必要，在我方主談同意后，外貿(mào)跟單員可補(bǔ)充發(fā)言，在未獲主談人員允許前，不要擅自插嘴。外貿(mào)跟單員認(rèn)為需及時提醒主談人員，可寫小紙條遞給主談人員參考。

二、與企業(yè)各部門之間的交往

跟單員在工作中會遇到各種困難，而最讓跟單員頭疼的事就是與橫向部門的交往，因?yàn)楦鷨螁T對橫向部門的權(quán)力有限。這時，千萬不要抱怨，不必斤斤計(jì)較，凡事以商量的口吻，盡量說服他配合你的工作，如果說服不了，也沒必要用強(qiáng)硬的態(tài)度，你可以找他的主管，一級一級地找上去，讓他的上司來安排。另外，你可以站在公司的立場上，對那些分工不是很明確和交代不是很清楚的事情自己不妨做多點(diǎn)，讓大家看在眼里，以便對你產(chǎn)生好感，從而有利于工作的進(jìn)行。

要與其他部門相協(xié)調(diào)，還要學(xué)會開會。如果跟單員是總經(jīng)理助理，不是其他部門的上司，這種情況下，利用開會，便可提醒相關(guān)部門要做的工作，并且站在公司的角度要他配合，這樣，有些事情做起來就會順利很多。對一些較大的公司，部門分工較細(xì)，開會的作用尤其明顯。通過開會，一方面讓主管了解你的工作進(jìn)度和工作上的困難；另一方面，可以通過討論，對工作作出修正；同時得到相關(guān)部門的合作。此外，要把需要其他部門配合的工作表述得很清楚，除了口頭的表述外，最好有文字的闡述，并要求有簽名接受，這樣，你要他做什么事，做到什么程度，就都十分清楚明了。

三、與生產(chǎn)部門的交往

與生產(chǎn)部門的交往，主要是產(chǎn)品或物料的跟催。對生產(chǎn)部門的跟催工作相當(dāng)復(fù)雜，因?yàn)橐豁?xiàng)工作往往由多個人或多個部門共同完成。這時，跟單員就必須小心謹(jǐn)慎，有時你可能以為某件事有某個人或部門在負(fù)責(zé)跟蹤，而實(shí)際上卻根本沒有人在跟蹤，結(jié)果事情被拖下來了；或者你可能錯誤地認(rèn)為某件事已經(jīng)安排某個人去做了，而實(shí)際上他并沒有按你的要求去做，使事情出現(xiàn)麻煩。所以，在對生產(chǎn)的跟催工作中，跟單員必須有計(jì)劃、有安排，什么時候工作應(yīng)該做到哪里，要心中有數(shù)，要及時了解情況，掌握生產(chǎn)的第一手資料，這樣才不至于造成工作上的阻礙。例如，對一個工廠來講，生產(chǎn)計(jì)劃科除了安排生產(chǎn)流程外，還有責(zé)任跟蹤物料使之及時上線，但在實(shí)際工作中，可能由于各部門的協(xié)調(diào)有問題，或是物料管理的物料員或物控員工作的疏忽，常常使物料停留在倉庫而沒有及時上線。因此，作為跟單員，必須時時記住要對物料采購人員及物料管理人員進(jìn)行跟催，使物料能以最快的速度發(fā)到制造部，保證生產(chǎn)順利進(jìn)行。

四、與外商的交往

對外貿(mào)企業(yè)來說，客戶就是上帝，因此與外商的交往同樣是外貿(mào)跟單員的一項(xiàng)非常重要的工作，它涉及面廣，外貿(mào)跟單員一定要認(rèn)真對待。與外商交往，主要涉及以下四個方面問題：

（一）接待工作

首先要了解客戶到訪的人數(shù)、時間、目的，并通知企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。代客戶訂好酒店，若需到機(jī)場迎接，跟單員應(yīng)向總務(wù)部協(xié)調(diào)安排接機(jī)事宜，并應(yīng)于飛機(jī)抵達(dá)前兩個小時與航空公司辦事處聯(lián)絡(luò)確定班機(jī)到達(dá)時間，并至少提早5分鐘抵達(dá)機(jī)場，將客戶接到公司。在客戶還未到達(dá)企業(yè)前，跟單員應(yīng)將有關(guān)資料、檔案、樣品等置于業(yè)務(wù)洽談室。客戶到達(dá)企業(yè)后，應(yīng)禮貌接待，簡要介紹公司的情況，帶領(lǐng)客戶參觀車間、樣品室，并介紹企業(yè)的作業(yè)流程、質(zhì)量管理流程，以增強(qiáng)客戶的信心。如客戶要到工廠察看，跟單員應(yīng)事先與工廠聯(lián)絡(luò)，安排行程。若客戶需要游覽名勝古跡，跟單員應(yīng)事先安排觀光行程。對客戶挑選出來的產(chǎn)品，跟單員應(yīng)立即記錄詳細(xì)資料及產(chǎn)品編碼、規(guī)格、包裝明細(xì)、工廠價(jià)格。對報(bào)價(jià)及客戶特別要求的規(guī)格、形態(tài)、大小等跟單員均應(yīng)詳細(xì)記錄，必要時畫上該產(chǎn)品的草圖。

客戶如有詢問應(yīng)立即答復(fù)，如不能立即答復(fù)，也要向客戶說明原因并告以何時答復(fù)。

（二）商務(wù)洽談

在商務(wù)洽談中，首先接待人員應(yīng)把參加洽談的我方人員逐一介紹，外方人員可由外方負(fù)責(zé)人自行介紹，并互換名片。外貿(mào)跟單員坐于我方負(fù)責(zé)人身旁，以我方負(fù)責(zé)人為主談。會談時，外貿(mào)跟單員應(yīng)做好記錄，會談告一段落，應(yīng)把會談情況做簡要整理，以便下一階段的談判順利進(jìn)行。

商務(wù)洽談中，當(dāng)涉及到金額、交貨條件和日期時，除了洽談當(dāng)時要用口頭復(fù)述加以確認(rèn)外，合約擬好后，更要詳細(xì)地過目一遍。一旦發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)，應(yīng)立刻詢問對方：“Is this what we decided？”（這是我們說定的嗎？）合約內(nèi)容真的錯得離譜，就應(yīng)告訴對方：“I have to return this contract to you unsigned.”（我得將這份合約退還給你，不能簽名。）以示抗議。任何合約上的問題，寧可啰唆一點(diǎn)，也決不可含糊。在對外談判中，舉止要落落大方、端莊穩(wěn)重，表情要自然誠懇、和藹可親，不能不拘小節(jié)。站時，身體不要東歪西靠，不要斜靠在桌面或椅背；坐時，姿勢要端正，不要蹺腳、搖腿，也不要顯出懶散的樣子，女性不要支開雙腿；走時，腳步要輕，如遇急事可加快腳步，但不要慌張奔跑；說話時，手勢不要過多，也不要放聲大笑或高聲喊人。

在與外商交談時，表情要自然，態(tài)度要誠懇，用語要文明，表達(dá)要得體。別人在與他人個別交談時，不要湊前旁聽。若有事需與某人談話，應(yīng)待別人說完。交談中若有急事需要離開時，應(yīng)向?qū)Ψ酱蛘泻簦硎厩敢?。同外國人交談，最好選擇喜聞樂道的話題，諸如體育比賽、文藝演出、電影電視、風(fēng)光名勝、旅游度假、烹飪小吃等方面的話題，大家都會感興趣。這類話題使人輕松愉快，受到普遍歡迎。如果外國人主動談起我們不熟悉的話題，我們應(yīng)該洗耳恭聽，認(rèn)真請教，千萬不要不懂裝懂，更不要主動同外國人談?wù)撟约阂恢虢獾脑掝}。

邀請來訪，一般需做一次宴請，宴請規(guī)格以來賓身份、職務(wù)及商務(wù)洽談進(jìn)展情況作適當(dāng)考慮。商務(wù)宴會一般采用即席祝酒。參加宴會的我方經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，可以向外商敬酒，但不要向外商勸酒。宴請的時間一般安排在一個半小時左右。宴請結(jié)束，如賓主還需繼續(xù)交談，可在休息室繼續(xù)進(jìn)行。宴請結(jié)束后，需先讓外商退席。我方主持宴請的負(fù)責(zé)人和參加宴請的主要人員可在宴會廳門口送別，也可送外商至電梯口告別。

（三）溝通技巧

在與外商的交往中，要善于向?qū)κ直硎旧埔夂蜌g迎。盡量給外商提供一切的方便，使溝通一開始便在友善和諧的氣氛中進(jìn)行。尤其是當(dāng)你的溝通對手是遠(yuǎn)道而來的，你熱心地告知他：“I will arrange everything.”（我會安排一切。）不但表現(xiàn)出你的誠意，也能使他在不必顧慮食宿等瑣事的情況下，專心與你進(jìn)行溝通。

當(dāng)聽不懂對方所說的話時，務(wù)必請他重復(fù)。英語不是我們的母語，聽不懂是很自然的。聽不懂又裝懂，那才是有害的。其實(shí)請人家重復(fù)或再講清楚一點(diǎn)并不難，你只要說：“Would you mind repeating it？”（您介意再講一遍嗎？）相信對方不但會再說一遍，而且連速度都會放慢些。如果你還是沒聽懂，那么仍然要用這個老方法：“Could you explain it more precisely？”（您能解釋得更明白一點(diǎn)嗎？）

另外，作為跟單員，在與外商接觸之前，一定要對相關(guān)的資料準(zhǔn)備充實(shí)、完備，如果你平時資料搜集得全面，便能有問必答，這在商務(wù)溝通上是非常有利的。

（四）注意事項(xiàng)

與文化背景、風(fēng)俗習(xí)慣、社會制度和自己有很大差別的外國人交往，一條行之有效的方法，就是要在與對方進(jìn)行交往和溝通時，遵循國際社會中約定俗成的交際慣例。

1.信守承諾

與外國朋友打交道，小到約會的時間，大到生意往來，都要講信用，守承諾，不隨便許愿，失信于人。這樣才能鞏固雙方的友誼。

2.熱情有度

中國人在人際交往中，一直主張朋友之間應(yīng)當(dāng)“知無不言，言無不盡”，但是在國外，人們普遍主張個性至上，反對以任何形式干涉?zhèn)€性獨(dú)立，侵犯個人尊嚴(yán)。對他人過分關(guān)心，或是干預(yù)過多，則會令對方反感。所以與外國友人打交道時，既要熱情友好，又要以尊重對方的個人尊嚴(yán)與個性獨(dú)立為限。

3.尊重隱私

外國人普遍認(rèn)為，要尊重交往對象的個性獨(dú)立，維護(hù)其個人尊嚴(yán)就要尊重其個人隱私。即使是家人、親戚、朋友之間，也必須相互尊重個人隱私。所以與外國友人相處時，應(yīng)當(dāng)自覺回避對對方個人隱私的任何形式的涉及。不要主動打聽外國朋友的年齡、收入、婚戀、家庭、健康、經(jīng)歷、住址、籍貫，以及宗教信仰、政治見解、正在忙什么等。

五、與其他相關(guān)機(jī)構(gòu)的交往

在與海關(guān)、銀行、商檢、運(yùn)輸?shù)炔块T交往的過程中，跟單員的形象代表著企業(yè)的形象，因此，在與這些部門工作人員的交往中，應(yīng)不卑不亢，所交資料應(yīng)認(rèn)真反復(fù)復(fù)核，做到完整、整潔、明確，如有錯漏，應(yīng)虛心接受，認(rèn)真修改，若有不明之處，要虛心請教，有不同看法，應(yīng)力求協(xié)商解決，盡量減少沖突，使工作順利進(jìn)行。