開發(fā)信都石沉大海？外貿(mào)高手如何寫高回復(fù)率開發(fā)信

作者:小新老師 | 2021-08-31 | 瀏覽量1581

外貿(mào)業(yè)務(wù)員在開發(fā)客戶的時候，一定少不了郵件營銷這一環(huán)節(jié)，但普遍反應(yīng)是效果并不好，很多時候等了好久都沒有收到反饋。

這時候有人會認(rèn)為是自己發(fā)的不夠多，錯！

其實是有接近50%的郵件被當(dāng)作垃圾郵件處理啦！

一如何避免被誤認(rèn)為垃圾郵件？

1 什么是垃圾郵件？

什么樣的郵件會被判定為垃圾郵件呢？根據(jù)國際電子郵件協(xié)會的判定規(guī)則：

(1)未經(jīng)收件人允許的在一段時間內(nèi)，發(fā)送頻率過快、內(nèi)容重復(fù)度過高；

(2)對方未訂閱但發(fā)件人發(fā)送附件的；

(3)郵件中含有SPAM高頻詞等。

一封郵件，從發(fā)送到最后收到，必然要經(jīng)過以下的路徑：

A方郵件客戶端

↓

A方郵件服務(wù)器

↓

B方郵件服務(wù)器

↓

B方郵件客戶端

其中，如果A使用的是企業(yè)郵箱，那么A的郵件由企業(yè)郵箱服務(wù)器發(fā)送給B；如果A使用的是公共郵箱，如網(wǎng)易，那么A的郵件由網(wǎng)易郵箱服務(wù)器發(fā)送給B。而B方郵件服務(wù)器則會對來信的每一個IP每一個郵件服務(wù)器進(jìn)行評級，過審的郵件才會投遞到B的郵件客戶端，B才能看到。

當(dāng)你的郵件被當(dāng)作垃圾郵件處理了，就相當(dāng)于沒有投遞成功，根本沒有發(fā)出去！這怎么可能會有回復(fù)呢？

這就好比我們想要聽聽別人對這篇文章的看法，結(jié)果對方根本就沒有看到這篇文章，那后續(xù)的交流又從何談起呢？

2 為什么會被當(dāng)作垃圾郵件？

被當(dāng)作垃圾郵件處理從而造成郵件發(fā)送失敗的原因多種多樣，下面我們就針對以下這兩種情況，給大家分析造成外貿(mào)郵件回復(fù)率低下的原因，并給出靠譜的解決方案！

1. 發(fā)件的郵箱、域名、IP地址進(jìn)入了垃圾郵件黑名單數(shù)據(jù)庫

相信大家都有過類似的經(jīng)歷：一個陌生號碼給你打來電話，雖然是陌生號碼，但是你的手機(jī)上卻顯示“房產(chǎn)中介”、“保險理財”，甚至是“詐騙團(tuán)伙”這樣的提示信息。這是因為這個陌生號碼被列入了一個或者多個“號碼黑名單數(shù)據(jù)庫”中，而你的手機(jī)也正好關(guān)聯(lián)了這些數(shù)據(jù)庫。

在電子郵件的世界里，也是一樣的機(jī)制。如果你的郵箱賬號、發(fā)件域名、服務(wù)器IP地址因為各種原因被列入了黑名單，而你的客戶正好使用了該黑名單數(shù)據(jù)庫，那么你給這些客戶發(fā)郵件時，對方是100%無法收到郵件的。

如果不幸出現(xiàn)這種情況，那應(yīng)該怎么辦呢？

(1)檢測問題

網(wǎng)絡(luò)上的郵件黑名單數(shù)據(jù)庫有很多，可用以下工具對自己的域名或者IP地址進(jìn)行檢測：

(a)www. dnsbl.info ：

只要輸入自己的郵箱后綴或者是IP地址就可以檢測是否被列入了黑名單數(shù)據(jù)庫。（包含了59個知名的黑名單數(shù)據(jù)庫）

(b)mxtoolbox.com ：

檢測92個不同類型的黑名單數(shù)據(jù)庫，還可以注冊一個免費賬號，定時跟蹤是否進(jìn)入黑名單，一旦被列入黑名單，就會發(fā)郵件提醒。

(2)解決問題

如果已經(jīng)進(jìn)入了黑名單也不要怕，因為大部分的黑名單是可以申請移出的，具體步驟如下：

第一步：

找到這個黑名單數(shù)據(jù)庫的官網(wǎng)。在dnsbl和mxtoolbox中就可以直接找到。如果找不到，就在搜索引擎搜索一下，如“Abuse Ro official website”這樣的關(guān)鍵詞；

第二步：

在官網(wǎng)找到類似Removal， Apply to Remove這樣的選項，然后就會進(jìn)入一個申請向?qū)В?/span>

第三步：

過程基本類似，需要填寫：你是誰？你的客戶是從哪里來的？你為什么給他寫郵件？你的郵件內(nèi)容是什么？

這個時候要注意，填寫的內(nèi)容要看起來正規(guī)規(guī)范，有說服力；

第四步：

將信息填好之后，提交申請。大部分還要通過郵件確認(rèn)提交，所以提交信息時一定要填寫有效的郵箱地址。

(3) 問題規(guī)避

如果通過檢測，發(fā)現(xiàn)并沒有進(jìn)入黑名單數(shù)據(jù)庫，可以通過以下的方法，避免今后進(jìn)入黑名單數(shù)據(jù)庫：

(a)不要在短時間內(nèi)發(fā)送大量的郵件，要分開時間段發(fā)送；

(b)同一批郵件，如果數(shù)量超過500，要分成多個批次發(fā)，且每次的標(biāo)題和內(nèi)容應(yīng)不同；

(c)如果必須要大量發(fā)送，將新老客戶摻雜在一起，增加總體打開率；

(d)用軟件抓來的郵箱，一定要謹(jǐn)慎，很可能有Spam Trap（郵件陷阱，一種垃圾郵件檢測手段）；

(e)使用群發(fā)工具，注意修改軟件的發(fā)送郵件頭和內(nèi)嵌信息。

綜上，很多時候郵件發(fā)不出去就是因為進(jìn)入了黑名單。一旦發(fā)現(xiàn)郵件發(fā)不出去，要第一時間檢測是不是因為進(jìn)入了黑名單。

2. 郵件標(biāo)題和正文當(dāng)中有敏感內(nèi)容，被當(dāng)做垃圾郵件攔截了

反垃圾郵件協(xié)議中，大部分是針對內(nèi)容和模式的審查。很多時候我們?yōu)榱宋蛻舻淖⒁饬?，常?strong style="margin: 0px; padding: 0px; outline: 0px; max-width: 100%; box-sizing: border-box !important; overflow-wrap: break-word !important;">在郵件中添加夸張的、誘惑的措辭；又或者因為解碼的原因，郵件發(fā)出去就變成了亂碼，這些情況都屬于容易被攔截的敏感內(nèi)容。

那應(yīng)該怎么解決？

(1) 檢測問題

對于ESP（Email Service Provider，如Gmail、Yahoo、Hotmail、你的企業(yè)郵局等）來說，靠人工一條條梳理判斷你的郵件到底有沒有敏感內(nèi)容是很費時費力的，這時候可以使用專業(yè)的工具來檢測你的郵件是否能夠規(guī)避垃圾郵件策略，從而避免被攔截：

www.mail-tester.com

上面介紹的這款工具是專門用來檢測一封郵件是否會被各種ESP拒收的，而且還會給出詳細(xì)的打分指導(dǎo)說明，重點是完全免費哦！

(2)問題規(guī)避與解決

避免出現(xiàn)以下這7種問題可保證大部分情況下郵件都能順利進(jìn)入收件箱：

(a)為了吸引客戶，使用了太多類似“best price”，“top quality”等推銷性質(zhì)太濃的字眼；

(b)非正常拼寫單詞，如：w0rds，l3tter，uPPer，CaSE，wrOnG等等；

(c)標(biāo)題全部大寫，并且還有類似“!!!”過多的標(biāo)點符號；

(d)郵件中有亂碼，非常容易被當(dāng)做垃圾的格式；

(e)如包含太多的鏈接、圖片、附件，被認(rèn)定為垃圾郵件的幾率會很高；

(f)附件中包含如下的格式：exe、bat、dmg、apk、scr、js等，會被郵件防護(hù)程序阻止；

(g)附件的體積過大，對服務(wù)器的帶寬造成了一定的負(fù)擔(dān)。

各位小伙伴可能還會有這樣的疑惑：郵件發(fā)送成功了,但是為什么有的客戶突然聯(lián)系聯(lián)系著失蹤了?甚至有些還會退信。