怎么建立好客戶文檔，需要的時(shí)候，一擊即中，手到擒來?我遇到的問題:

　　1- 電子文檔

　　客戶有時(shí)候一個(gè)訂單，文件夾可能是幾十上百個(gè)，里面又有無(wú)數(shù)的EXCEL,WORD 。假如事隔一年，回頭找，怎么提高效率?

　　2- 紙質(zhì)文檔

　　各種牛皮文件袋，所料文件袋。即便在紙面上寫上備忘，

　　時(shí)間久了，文件袋里的東西，以及與之相關(guān)聯(lián)的一些數(shù)據(jù)，怎么對(duì)上號(hào) 。

　　有經(jīng)驗(yàn)的分享下經(jīng)驗(yàn)。 我個(gè)人方法顯然失敗，因?yàn)榭偸抢速M(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間 。

　　針對(duì)以上問題，小編分享了他的心得：

　　首先有一個(gè)命名規(guī)則：

　　1. 業(yè)務(wù)員編號(hào)：取業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人中文名稱首字母。

　　2. 報(bào)價(jià)編號(hào)規(guī)則：Q+Y+2+XX+XXX， 一共6位。

　　a) 第一個(gè)字母Q代表quotation。

　　b) 第二個(gè)字母代表業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人。

　　c) 第三個(gè)數(shù)字1，代表2011年，若2012年用2代替，一次類推。

　　d) 第四部分 XX，為月份

　　e) 第伍部分一共三位數(shù)字XXX，代表報(bào)價(jià)序列號(hào)1-999.

　　3. 訂單編號(hào)規(guī)則：Y+1+XX+XXX+XX,一共9位。

　　a) 第一個(gè)字母Y代表業(yè)務(wù)

　　b) 第二個(gè)數(shù)字1代表2011年。

　　c) 第三部分是兩位數(shù)字，代表月份01-12。

　　d) 第四部分是兩位數(shù)字，取報(bào)價(jià)單的后兩位，以便后查價(jià)格;若參考上個(gè)訂單，用A加訂單后兩位。

　　e) 第五部分是兩位數(shù)字，為訂單順序號(hào)1-99.

　　其他類推。不再詳述。

　　所有的文件整理，關(guān)鍵是養(yǎng)成良好的習(xí)慣。

　　ORDER文件夾：

　　-- 以客戶代號(hào)或名字命名子文件夾，此文件夾

　　---以訂單號(hào)命名文件夾，此文件夾下面放置客戶訂單，采購(gòu)計(jì)劃，便于隨時(shí)查閱。

　　---- 出貨文件夾，里面放置所有的出貨資料包括報(bào)關(guān)等。

　　---- client文件夾，里面放置給客戶箱單發(fā)票提單等。

　　---- picture文件夾，以日期命名，放置所有的照片等。

　　INQIURY文件夾，

　　-- 報(bào)價(jià)單號(hào)命名，每個(gè)報(bào)價(jià)單一個(gè)號(hào)碼。

　　另，重新建立2個(gè)excel文件，一個(gè)記錄報(bào)價(jià)情況，一個(gè)記錄訂單情況。這樣每次查詢，都很方便。

　　有朋友也分享了自己的操作方法：我覺得最重要的是給文件命名。

　　分享一下我的做法。

　　把文件夾分類放。比如簡(jiǎn)單點(diǎn)的，cusomter PO一個(gè)文件夾，PI一個(gè)文件夾，quotation一個(gè)夾，CI&PL一個(gè)夾,還有我自己給供應(yīng)商的Purchase order一個(gè)夾等等，都直接用英文命名。

　　每個(gè)夾再按年份建文件檔。2016年的，2015年的，2014年的。

　　每個(gè)文件注意一定要命名，我喜歡用公司名首字母+年份加月份首倆字母+訂單編號(hào)(編號(hào)從15年第1個(gè))然后-客戶名稱，，比如肥貓有限公司的16年6月年度第22個(gè)訂單，就是FM#16JU22-FOB21.06。如果你一個(gè)月就有幾十個(gè)訂單，那就按每個(gè)月從頭編號(hào)。

　　這樣我每次找多年前的客戶的訂單信息就很好翻了。

　　不容易翻到的就用電腦的文件搜索功能，也一下子能翻到。

　　作為一個(gè)SOHO，我每年的訂單不超過50個(gè)，所以這么弄我自己覺得比較容易看。至于安全啊機(jī)密之類的問題，我倒是沒想過，反正也不是什么有錢人。