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外貿(mào)行業(yè)的基本流程,新手入門必讀 !

作者:小新老師 | 2016-12-06 | 瀏覽量2938

  外貿(mào)行業(yè)的基本流程,新手入門必讀 !很多想從事外貿(mào)工作的新人都會(huì)遇到這兩個(gè)問題:外貿(mào)是做什么的?外貿(mào)應(yīng)該怎么做? 第一個(gè)問題很簡(jiǎn)單,外貿(mào)也叫對(duì)外貿(mào)易,就是指一個(gè)國(guó)家與另一個(gè)國(guó)家之間的商品、勞務(wù)和技術(shù)的交換活動(dòng),而外貿(mào)業(yè)務(wù)員就充當(dāng)著交換活動(dòng)的搬運(yùn)工。本文主要為大家介紹一下第二個(gè)疑問,外貿(mào)應(yīng)該怎么做及外貿(mào)培訓(xùn)的流程。

  說起來,外貿(mào)培訓(xùn)流程無非就這十七個(gè)步驟

  第一步,客戶詢盤

  外貿(mào)業(yè)務(wù)員在各大網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布自己公司的產(chǎn)品就是為了獲得更多的客戶詢盤,有了詢盤就等于拉住了客戶的衣角。要有策略地回復(fù)客戶詢盤

  第二步,報(bào)價(jià)

  接到詢盤就意味著我們要回復(fù)產(chǎn)品報(bào)價(jià)給客戶了,在報(bào)價(jià)之前,記得先跟客戶確認(rèn)貨物品名,型號(hào),生產(chǎn)廠家,數(shù)量,交貨期,付款方式,包裝規(guī)格及柜型等,然后出給客戶做正式報(bào)價(jià),對(duì)報(bào)價(jià)單有疑問的請(qǐng)參考我們的課程產(chǎn)品報(bào)價(jià)單,產(chǎn)品規(guī)格書。

  第三步,客戶下單

  第二步到第三步看似簡(jiǎn)單,其實(shí)中間的過程是漫長(zhǎng)且艱辛的,一個(gè)客戶從接到詢盤到下單可能會(huì)需要幾個(gè)月甚至更長(zhǎng)時(shí)間的持續(xù)跟進(jìn),才能最終收到客戶的采購(gòu)訂單。詢盤轉(zhuǎn)化為訂單

  第四步,生產(chǎn)準(zhǔn)備

  客戶下單后,我們就要通知工廠安排備料和做出生產(chǎn)計(jì)劃了。

  第五步,業(yè)務(wù)審批

  接到訂單號(hào),業(yè)務(wù)部要做出業(yè)務(wù)審核表,按“出口合同審核表”的各項(xiàng)要求填寫,盡可能將各種預(yù)算費(fèi)用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件與工廠的收購(gòu)合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名,部門經(jīng)理審批,再交主管審核后才能執(zhí)行。如金額較大,或有預(yù)付款和傭金等條款的,需經(jīng)總經(jīng)理審批。合同審批后制成銷售訂單,交給部門跟單員跟進(jìn)。

  第六步,下達(dá)生產(chǎn)通知

  業(yè)務(wù)部在確定交貨期后,滿足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知:

  1.如果是L/C付款的客戶,通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到,收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證,檢查是否存在錯(cuò)誤,交貨期能否保障,及其他可能的問題,如有問題應(yīng)立即請(qǐng)客人改證。

  2.如果是T/T付款的客戶,要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。

  3.如果是放帳客戶,或通過銀行D/P,D/A等方式收匯等,需經(jīng)理確認(rèn)。

  第七步,驗(yàn)貨

  1.交貨前,提前一周通知驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。

  2.如客戶有制定的驗(yàn)貨員,要提前一周與客戶預(yù)約驗(yàn)貨,并將約定日期通知計(jì)劃部。

  3. 如客戶已指定由第三方公司驗(yàn)貨,要在交貨期前兩周與驗(yàn)貨公司聯(lián)系,預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間,確定時(shí)間后通知工廠。

  第八步,制備基本文件:

  按照PO,及工廠提供的裝箱資料,制作出口合同,出口商業(yè)發(fā)票,裝箱單等文件(應(yīng)由業(yè)務(wù)跟單員制作,交給單證員)。

  第九步,商檢:

  如供貨商品為國(guó)家法定商檢產(chǎn)品,下單時(shí)需向工廠說明商檢要求,并提供出口合同、發(fā)票等資料。并告知工廠產(chǎn)品的出口口岸,便于工廠辦理商檢。商檢換證憑條/單需在發(fā)貨一周前拿到。

  第十步,租船訂倉(cāng):

  1.如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款,通常客人會(huì)指定運(yùn)輸代理公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系,了解貨物出口口岸、船期等情況。確認(rèn)工廠是否能在發(fā)貨期前一周完成工作,以及船期是否符合客戶的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書面定倉(cāng)通知(SHIPPING ORDER),通常在開船一周前可拿到定倉(cāng)紙。

  2.如由賣方支付運(yùn)費(fèi),應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司咨詢船期,運(yùn)價(jià),開船口岸等。對(duì)比選擇價(jià)格優(yōu)惠,信譽(yù)好,船期合適的公司,并由業(yè)務(wù)員通知客戶。開船前兩周書面定倉(cāng),程序同上。

  3.如果貨物不夠一個(gè)小柜,需走散貨時(shí),向貨代公司定散貨倉(cāng)位。拿到入倉(cāng)紙時(shí),還要了解截關(guān)時(shí)間,入倉(cāng)報(bào)關(guān)要求等內(nèi)容。

  4.向運(yùn)輸公司定倉(cāng)時(shí),一定要傳真書面定倉(cāng)紙,注明所定船期,柜型及數(shù)量,目的港等內(nèi)容,以避免差錯(cuò)。

  第十一步,安排拖柜:

  1.貨物完成驗(yàn)貨后,委托拖車公司提柜,裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可靠,價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長(zhǎng)期合作,以確保安全及準(zhǔn)時(shí)。需傳真以下資料給拖車公司:定倉(cāng)確認(rèn)書/放柜紙,船公司,定倉(cāng)號(hào),拖柜委托書,注明裝柜時(shí)間,柜型及數(shù)量,裝柜地址,報(bào)關(guān)行,及裝船口岸等。如果有驗(yàn)貨公司看裝柜,要聲明不能晚到。并要求回傳一份上柜資料,列明柜號(hào)、車牌號(hào)、司機(jī)及聯(lián)系電話等

  2.傳真一份裝車資料給工廠,列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉(cāng)號(hào)、訂單號(hào)、車牌號(hào)以及司機(jī)聯(lián)系電話。

  3.要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部,列明貨柜離廠時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)量等,并記裝箱號(hào)碼和封條號(hào)碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

  第十二步,委托報(bào)關(guān):

  在拖柜同時(shí)將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行,委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間(船截關(guān)前)。委托報(bào)關(guān)時(shí),應(yīng)提供一份裝柜資料,內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量,口岸,船公司,定倉(cāng)號(hào),柜號(hào),船開截關(guān)時(shí)間,拖車公司,柜型及數(shù)量,本公司的聯(lián)系人和電話等。

  第十三步,獲得運(yùn)輸文件:

  1.最遲在開船后兩天內(nèi),要將提單補(bǔ)料內(nèi)容傳真給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理。補(bǔ)料要按找L/C或客人的要求來做,并給出正確的貨物數(shù)量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

  2.督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。仔細(xì)核對(duì)樣本無誤后,向船公司書面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的,要先傳真提單樣板給客人,得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。

  3.及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi),付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運(yùn)輸文件。支付運(yùn)費(fèi)應(yīng)做登記。

  第十四步,準(zhǔn)備其他文件:

  1.商業(yè)發(fā)票:L/C要求提供的文件中,對(duì)商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后,交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同,小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對(duì)發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來,要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對(duì)方大使館認(rèn)證,一般要提前20天辦理。

  2.FORM A原產(chǎn)地證書:FORM A原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗(yàn)檢疫局申辦。需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前,在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的,要辦理后發(fā)證書,需提供報(bào)關(guān)單,提單等文件。如果是經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物,F(xiàn)ORM A證書通常要到香港的中國(guó)商檢公司辦理加簽,證明未在港對(duì)貨物進(jìn)行再加工。

  3.一般原產(chǎn)地證:一般原產(chǎn)地證可在中國(guó)貿(mào)易促進(jìn)會(huì)辦理,要求低一些??稍诎l(fā)貨之后不太長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽,也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。

  4.裝運(yùn)通知:一般是要求在開船后幾天之內(nèi),要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié),包括船名,航班次,開船日,預(yù)計(jì)抵港日,貨物及數(shù)量,金額,包裝件數(shù),嘜頭,目的港代理人等。有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明,如傳真報(bào)告書,發(fā)函底單等,注意按客人要求的時(shí)間內(nèi)辦理。

  5.裝箱單:裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量,每箱的毛重,凈重,外箱尺寸。按外箱尺寸計(jì)算出來的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號(hào),以便于客人查找。裝箱單的重量,體積要于提單相符。

  第十五步,交單:

  1.采用L/C收匯的,應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi),備齊全部單證,并嚴(yán)格審單,確保沒有錯(cuò)誤,才交銀行議付。

  2.采用T/T收匯的,在取得提單后馬上傳真提單給客人付款,確認(rèn)受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

  3.如果T/T收匯的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。請(qǐng)參考結(jié)算文檔課程

  第十六步,業(yè)務(wù)登記:

  每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記,包括電腦登記及書面登記,便于以后查詢,統(tǒng)計(jì)等。

  第十七步,文件存檔:所有的文件包括PO、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。建立客戶檔案


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