外貿(mào)人員如何跟客戶打電話?只需五招！

新顧問(wèn) 作者:小新 | 2022-09-06 | 瀏覽量13713

做外貿(mào)的，免不了要跟國(guó)外客戶打電話，SKYPE或者QQ視頻語(yǔ)音，作為一個(gè)新人來(lái)說(shuō)剛開始肯定會(huì)有些緊張，很多新手怕打，怕接國(guó)外電話，理由無(wú)非是英語(yǔ)不好，怕聽不懂，怕出丑？有時(shí)候接到電話腦子一片空白，只能YES,NO,Thank you的說(shuō)上幾句，你能力真的如此嗎？我們能克服這個(gè)心理嗎？我們應(yīng)該怎么做？

其實(shí)作為外貿(mào)新手，我更推薦主動(dòng)給客戶去打電話？不要等客戶打電話來(lái)找你，為什么？因?yàn)槟愦螂娫捊o客戶主動(dòng)權(quán)掌握在你手里，你可以充分準(zhǔn)備資料，練習(xí)好怎么說(shuō)每一個(gè)句子后打給他，問(wèn)他問(wèn)題，電話的內(nèi)容無(wú)非涉及幾個(gè)方面：

1.寒暄或者是找人，每個(gè)人都會(huì)說(shuō)幾句的吧。

2.涉及你想問(wèn)的問(wèn)題，價(jià)格，交貨期，付款條件，也不難吧。

3.你們雙方碰到的一些問(wèn)題，稍微有點(diǎn)復(fù)雜。

4.BYEBYE.涉及到你不懂的專業(yè)知識(shí)可以想一想，記下來(lái)，打完電話在整理一下思路，回個(gè)郵件給客戶，把內(nèi)容過(guò)一下，不清楚的在溝通一下。

看了我這么幾句話，大家肯定不滿意，當(dāng)然，說(shuō)起來(lái)容易做起來(lái)難的，練習(xí)內(nèi)功總是不下一番功夫不可能提高的。

下面幾點(diǎn)是經(jīng)驗(yàn)人的分享，大家不妨可以學(xué)習(xí)一下：

熟悉產(chǎn)品

我們首先要對(duì)自己的產(chǎn)品十分熟悉。比如咱做服裝，服裝的款式.顏色.尺碼.面料，生產(chǎn)流程，加工工藝等等都應(yīng)該爛熟于心，這需要一個(gè)很長(zhǎng)期的過(guò)程。所以咱們必須得用心，盡可能的去學(xué)習(xí)更多了解更多；

但是，并不是所有業(yè)務(wù)員都能夠?qū)σ磺辛私?。這種情況下也不必過(guò)于緊張，因?yàn)楹芏鄦?wèn)題客戶不會(huì)問(wèn)到你是一方面，他們只關(guān)心你寄出的樣品他是否滿意，滿意了之后你大貨是否按時(shí)交貨，貨運(yùn)情況如何等（比如一些小的采購(gòu)商，自己做門店等）；不會(huì)問(wèn)到太多技術(shù)參數(shù)方面的問(wèn)題。

口語(yǔ)好不等于能跟客戶交流好

或許我們的口語(yǔ)真的很不錯(cuò)，但是有時(shí)候在冷不丁或者說(shuō)即使已經(jīng)準(zhǔn)備充分的情況下接到客戶電話還是會(huì)緊張不止，語(yǔ)無(wú)倫次。

如何解決呢？關(guān)鍵是調(diào)整好心態(tài)！

建立在對(duì)產(chǎn)品熟悉的基礎(chǔ)上，打電話或者接電話的時(shí)候就暗示自己不要緊張。你可以這樣告訴自己：客戶也是人，只是膚色國(guó)籍跟我們不一樣，有什么好害怕的？即使我是小小業(yè)務(wù)員，他是國(guó)外大的采購(gòu)商，那人人也是平等的。你首先要看得起自己，看重自己，咱們只是從事的工作角色不一樣而已，所以，我們應(yīng)該對(duì)客戶報(bào)以尊敬而非畏懼的態(tài)度；而且，很多國(guó)外客戶人都很好。

真誠(chéng)，沉穩(wěn)，熱情，得體

跟客戶講電話時(shí)，不管是見過(guò)面的或未見過(guò)的，不管是老客戶還是新客戶，不管是大的采購(gòu)商或者小的零售商，不管客戶脾氣好或者暴躁，我們都應(yīng)該給以對(duì)方真誠(chéng) 沉穩(wěn) 熱情得體的態(tài)度。

注意自己講話的語(yǔ)調(diào)，語(yǔ)速，感情表達(dá)。要真誠(chéng)，不做作；要沉穩(wěn)，不浮夸；在你面前，不管怎樣的客戶，人人平等。你都應(yīng)該熱情得體的服務(wù)。因?yàn)樵谌粘Ｉ钪?，我們也無(wú)時(shí)無(wú)刻的在扮演顧客的角色，如果我們遇到一個(gè)態(tài)度惡劣，專業(yè)知識(shí)差的客服，我們什么心情？哪怕他的產(chǎn)品再好，我們都會(huì)因?yàn)槠浞?wù)而對(duì)其失去信心。

所以，我們必須要對(duì)公司利益負(fù)責(zé)，對(duì)自己的客戶負(fù)責(zé)。雖然我很努力的做，但是我沒有業(yè)務(wù)提成只有死工資，很累的時(shí)候確實(shí)沒動(dòng)力想辭職，但是回頭想想：我努力做得這個(gè)過(guò)程，我所學(xué)習(xí)到的積累到的，我內(nèi)心的沉淀是金錢換不來(lái)的。

打電話給客戶之前要做哪些準(zhǔn)備？

一般情況下，我在要打電話給客戶之前，都會(huì)用本子逐條列好我此次打電話想要講的內(nèi)容。

一二三四列出來(lái)，每個(gè)問(wèn)題之間空行，逐條跟客戶去講。打電話的同時(shí)右手做筆記，客戶講得每一條，客戶的關(guān)鍵詞都一一記錄。

講完電話，馬上歸類做整理。該發(fā)郵件的發(fā)郵件，該保留的自己保留，該馬上解決的問(wèn)題馬上解決；最好不要擱置太久。因?yàn)槲矣袝r(shí)候半夜爬起來(lái)給客戶打電話，有時(shí)候講幾頁(yè)紙，講完了困得不行就睡了，結(jié)果第二天起來(lái)有的點(diǎn)記不起來(lái)；所以，關(guān)鍵詞一定標(biāo)注好，最重要的點(diǎn)如果不能及時(shí)完成，也要做重點(diǎn)標(biāo)記；

客戶忽然打電話過(guò)來(lái)怎么辦？

對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，我最應(yīng)該感謝我的加拿大客戶，他的單子從始至終都是通過(guò)電話完成。我發(fā)郵件給他他也幾乎不回復(fù)，總是會(huì)在收到郵件后打電話給我。有時(shí)候在我上班時(shí)間，有時(shí)候在我準(zhǔn)備睡覺時(shí)間。每次電話一響，我總會(huì)第一時(shí)間本能性的就近找紙和筆。

確定訂單那天，我不在辦公室，所有資料都不在手邊。他忽然一個(gè)電話過(guò)來(lái)，說(shuō)了一大堆。問(wèn)題是：我們的款式有100多種，有些是一個(gè)款號(hào)對(duì)應(yīng)不同的袖長(zhǎng)和靜色以及印花色，如果通過(guò)口頭來(lái)下訂單，真的很擔(dān)心會(huì)有失誤；但是我了解他的脾氣，他是不會(huì)通過(guò)郵件跟我講的，所以我趕緊拿筆記錄。

他下訂單時(shí)，不報(bào)款號(hào)，只報(bào)我給他的英文名，真有些折騰。好在那些資料我看了好多遍，而且稀奇古怪的英文名都是我編出來(lái)的，所以他講得時(shí)候我心里大概都知道是哪些的。

掛了電話，我趕緊拿著筆記本回到了辦公室，拿出之前做給他的資料，對(duì)應(yīng)著他剛才電話中的內(nèi)同一一整理。整理出訂單之后，發(fā)了郵件給他。這一點(diǎn)我覺得很重要，即使客戶跟你通了電話，即使你們交流的時(shí)間很長(zhǎng)你們彼此信任，你還是有必要把諸如訂單等的資料發(fā)給他說(shuō)YES了你再安排，以免日后糾紛死無(wú)對(duì)證。我吃過(guò)這虧，所以不得不長(zhǎng)心眼。

所以，在這想要說(shuō)的是: 必須要鎮(zhèn)定！你若不鎮(zhèn)定了，客戶就會(huì)懷疑你的專業(yè)性，懷疑你公司產(chǎn)品的專業(yè)性。

最后：

打電話時(shí)間上的選擇，因?yàn)闀r(shí)差風(fēng)俗的差距，上班的時(shí)間不一樣，最佳的給客戶打電話時(shí)間是在周二到周四，要是只選擇一天集中給客戶打電話那就選在星期三，大部分的國(guó)家周一是一星期的開始，周一按照我們的經(jīng)驗(yàn)還沒有進(jìn)入工作的狀態(tài)，周五是一星期工作的最后一天（中東國(guó)家周五開始休息），所以工作的第一天和最后一天給客戶打電話是不合適的，因?yàn)榭蛻粢礇]有進(jìn)入到工作的狀態(tài)要么就準(zhǔn)備著休息了。

所以最佳的時(shí)間是周二到周四，客戶已進(jìn)入到工作的狀態(tài)，另外具體的時(shí)間，最好選在客戶所在國(guó)家的10:30-11；00或者15:00-16:00。

太實(shí)用！1封收獲7個(gè)新客戶的開發(fā)信+28封不同場(chǎng)景郵件經(jīng)典模板！想做好外貿(mào)，新人怎樣學(xué)習(xí)才對(duì)

當(dāng)客戶出現(xiàn)這幾個(gè)情形，很可能要賴賬！外貿(mào)跟單員要做好的18件事（最全流程）